• Huishoudelijk reglement 2023
  • Artikel 1: Algemeen
    1. Dit huishoudelijk reglement geeft een aanvulling met regels en bepalingen op, en een nadere uitwerking van, de statuten van Springfield welke zijn ondertekend op 9 mei 2023 ten huize van notaris mr. Annemarie Kriesels-van der Plas te Oudenbosch.
    2. Dit huishoudelijk reglement zorgt voor het goed functioneren van de vereniging.
    3. Het bestuur en de leden van de vereniging zijn verplicht zich aan de bepalingen van dit reglement te houden.
    4. Springfield is, als zelfstandige vereniging, opgericht 24 september 1971 en koninklijk goedgekeurd 14 maart 1973.
    5. Springfield vindt het belangrijk dat de leden, vrijwilligers, bestuurders, trainers, coaches, ouders, scheidsrechters, spelers, toeschouwers en alle andere betrokkenen zich sportief gedragen. Neem je verantwoordelijkheid, gedraag je normaal en verlang dat ook van anderen. Als leden zich misdragen dan is het bestuur gerechtigd disciplinaire maatregelen te nemen.
  • Artikel 2: Wedstrijden, trainingen, trainer
    1. De trainingen en wedstrijden van de vereniging worden resp. gehouden op de buitenlocatie sportpark ’t Poaltje 2.0 aan het Groot Stuk 5 te Hoeven en binnen locatie Sporthal de Parrestee te Hoeven.
    2. De actieve leden dienen zoveel mogelijk alle trainingen en wedstrijden bij te wonen en worden verzocht op tijd aanwezig te zijn. Indien men niet aanwezig kan zijn dan dient men zich af te melden bij de aangewezen persoon hiervoor.
    3. Voor de competitie begint krijg je een overzicht van alle tijden van de wedstrijden en de tijden waarop je aanwezig moet zijn. Bij uitwedstrijden van senioren wordt onderling geregeld wie er rijdt. Bij de jeugd wordt aan het begin van de competitie een vervoersschema uitgedeeld. Hierop staat precies wanneer de ouders van iedere speler moeten rijden.
    4. Bij de competitiewedstrijden moet iemand van de thuisploeg de wedstrijd fluiten. Scheidsrechters zijn vrijwilligers die er voor zorgen dat jij je wedstrijd kan spelen. Zorg dus dat je je netjes gedraagt, ook als je vindt dat de scheidsrechter een fout maakt.
    5. Coaches maken een wedstrijdschema waarin ook werkzaamheden voor ouders/verzorgers van jeugdleden opgenomen worden. Voor 2023 zijn deze werkzaamheden: rijden (uitwedstrijden in de zaal en op het veld), wassen (alle wedstrijden) en bardiensten (thuiswedstrijden op het veld).
    6. Trainer senioren: ontvangt een jaarlijkse vergoeding welke maandelijks door de penningmeester wordt overgemaakt. Het bestuur zal, in overleg, een nieuwe trainer aanstellen wanneer dit van toepassing is.
  • Artikel 3: Lidmaatschap, contributie
    1. Het verenigingsjaar loopt van 1 juli t/m 30 juni
    2. Men kan lid worden van de vereniging vanaf het moment dat men de leeftijd bereikt van 4 jaar.
    3. Ieder nieuw lid heeft de mogelijkheid om 4 weken mee te doen en daarna kan hij/zij beslissen zich definitief aan te melden voor de vereniging. Een lid legt zich vast voor een minimale periode van een jaar. Dit betekent dat hij/zij zich verplicht tot het betalen van een jaar contributie.
    4. De contributie wordt door de penningmeester, d.m.v. automatische incasso, in 4 termijnen geïncasseerd. Het bestuur is bevoegd, in bijzondere gevallen, algehele of gedeeltelijke ontheffing van betalen van contributie te verlenen. Contributie wordt in de jaarvergadering vastgesteld. Contributieverhoging gaat bij eerstvolgende incasso, na vaststelling in de jaarvergadering in.
    5. I.v.m. trainen in andere stad (vaak bij studenten) kunnen senior leden, die ten minste 1 jaar lid zijn, de daar betaalde vergoeding, tot een maximum van € 25 per jaar, terugkrijgen. Betalingsbewijs van deze vergoeding aan de andere vereniging moet hiervoor worden overhandigd aan de penningmeester.
    6. Binnen de vereniging zijn er leden die een opmerkelijke bijdrage leveren aan het reilen en zeilen van de vereniging en/of het realiseren van haar doelstellingen. Leden die tomeloze energie voor activiteiten koppelen aan verbeteringen binnen de vereniging, die gezien worden als boegbeeld en ambassadeur van onze korfbalvereniging. Het zittende bestuur kan zo’n lid kandidaat stellen voor benoeming tot erelid/lid van verdienste. De Algemene Ledenvergadering neemt hierover het definitieve besluit. Een erelid/lid van verdienste dient aan de volgende criteria te voldoen:
      • Er moet sprake zijn van een buitengewone prestatie op sportgebied of bijzondere betekenis voor de vereniging.
      • De kandidaat is minimaal 15 jaren op bijzondere wijze verdienstelijk geweest voor Springfield.
      • De inzet die voor de vereniging gedaan is, steekt ver uit boven wat van normale leden verwacht mag worden. De betrokkene moet altijd zeer loyaal en positief tegenover de vereniging en haar bestuursleden zijn geweest.
      • De bijdrage aan de vereniging is altijd belangeloos en onbezoldigd geweest.
    7. Ereleden en lid van verdienste betalen geen contributie en worden zoveel mogelijk betrokken bij de grotere activiteiten bij de vereniging.
    8. Springfield betrekt ouders graag bij de vereniging. Wel rekenen we er op dat u aan de zijlijn een voorbeeld bent voor uw kind. Heb er begrip voor dat sommige scheidsrechters nog jong zijn en net beginnen met fluiten.
    9. Ieder lid vanaf 16 jaar is verplicht om verenigingsdiensten te verrichten. Dit betreft onder andere: fluiten van wedstrijden en kantinediensten. Leden kunnen zichzelf inschrijven voor deze diensten via de KNKV app op door het wedstrijdsecretariaat te communiceren momenten. Als een lid zich niet inschrijft zal het lid door het wedstrijdsecretariaat worden ingedeeld.
    10. Het lid kan iemand vragen om zijn/haar diensten over te nemen. De vergoeding wordt samen afgesproken. Verrekening van de vergoeding vindt plaats tussen vervanger en lid. In het geval waarbij een lid niet op komt dagen bij de ingeplande dienst, heeft de persoon die de dienst op dat moment overneemt het recht om een vergoeding van €10 bovenop de vervangingsvergoeding van € 25 te ontvangen van het betreffende lid die niet is komen opdagen. Als een lid geen diensten verricht (zonder vrijstelling) en ook geen vergoeding en/of andere regeling treft om te voldoen aan de dienstenplicht, kan het bestuur besluiten om dit lid geen wedstrijden te laten spelen.
  • Artikel 4: Schorsing, einde lidmaatschap, boetes
    1. Wanneer blijkt dat een lid gedurende langere tijd afwezig is (hetzij met of zonder afmelding) zal door een van de bestuursleden contact worden opgenomen met  betreffende lid over het lidmaatschap.
    2. Indien de afwezigheid van een lid de continuïteit negatief beïnvloedt of de afwezigheid hinder veroorzaakt kan het bestuur het lid de deelname aan de vereniging ontzeggen en het lidmaatschap beëindigen. Het bestuur hoeft dan geen terugbetalingen e.a. te voldoen aan dit lid.
    3. Ook wanneer de trainer en technische werkgroep in samenspraak met het bestuur zaken vaststelt welke niet aan de geldende normen van ons training- en wedstrijdbeleid voldoen (zie art.2 lid 2) zal een lid hierop worden aangesproken en bij geen verbetering zal ook hierover met betreffend lid worden gesproken. In uiterste geval is het toegestaan dat het bestuur een lid het lidmaatschap ontzegt op deze gronden.
    4. Als men het lidmaatschap wil beëindigen moet men dit voor 1 mei schriftelijk doorgeven aan het secretariaat. Bij het in gebreke blijven hiervan moet de contributie betaald worden tot einde van het verenigingsjaar (30 juni). Bij tussentijdse opzegging blijft de contributie tot het einde van het verenigingsjaar verschuldigd. Uitzonderingen zullen per situatie besproken worden in het bestuur.
    5. Boetes die opgelegd worden door de KNKV voor het bv krijgen van een schorsing e.d. worden doorberekend aan het lid en dienen betaald te worden.
  • Artikel 5: Bestuur, werkgroepen

     

    1. Korfbalvereniging Springfield heeft minimaal een bestuur bestaande uit minimaal 3 leden: voorzitter, penningmeester, secretaris (dagelijks bestuur). Het bestuur kan verder aangevuld worden door leden uit een commissie.
    2. Taakstelling bestuur en commissies:  
      • Voorzitter: Geeft gestalte aan een nieuw beleid volgens de huidige normen en varianten. Heeft een “helikopterview” als voorzitter en kan derhalve aanwezig zijn bij alle deelvergaderingen, recepties, besprekingen e.d. Hij/zij kan zaken, als het bijwonen van district/landelijke vergaderingen, delegeren naar overige bestuursleden. Hij/zij is wel verantwoordelijke als zijnde het gezicht naar buiten als er gesproken moet worden namens de korfbalvereniging.
      • Secretaris: Verzorgt alle correspondentie en andere administratieve zaken. Beheert de ledenadministratie en verzorgt de notulen van de vergaderingen. Is tevens vice-voorzitter en zal in deze hoedanigheid de voorzitter assisteren bij besprekingen met gemeente e.d. Is als bestuurslid contactpersoon voor de werkgroep PR en AC.
      • Penningmeester: beheert de financiële administratie op een overzichtelijke wijze, int de contributies, donaties, en andere gelden en is gerechtigd daarvoor kwitanties af te geven. Hij geeft de kascommissie op haar verzoek inzage in alle financiële bescheiden. Hij maakt een financieel jaarverslag en een balans, maakt een begroting voor het komende verenigingsjaar ter goedkeuring door de jaarlijkse algemene vergadering. Hij voert de beslissingen van het bestuur inzake het financieel beheer uit. Is als bestuurslid contactpersoon voor de sponsorcommissie.
      • Commissie Wedstrijdsecretariaat: Is verantwoordelijk voor alle contacten met de KNKV betreffende competitie. Heeft overleg met TC en JC betreffende teams en indelingen. Heeft tevens de coördinerende taak voor alle scheidsrechterdiensten en kantinediensten. Maakt hiervoor de planning middels inschrijfsysteem KNKV App.
      • Commissie Jeugd: Coördineert alle jeugdaangelegenheden. Dit zal natuurlijk samen gedaan worden in overleg met trainers/coaches van de jeugdteams. Is verantwoordelijk voor het samenstellen van de jeugdteams.
      • Commissie Accommodatie: Verzorgt alle zaken omtrent velden, clubgebouw, exploitatie (in samenwerking met penningmeester). De bedoeling is dat dit bestuurslid een uitvoerende werkgroep vormt en deze aanstuurt. Denk hierbij aan: horeca aangelegenheden, onderhoud gebouwen en park, afwikkeling alle bijkomende zaken betreffende onze accommodatie. Onderhoud hiervoor ook de contacten met de gemeente en overige belanghebbenden.
      • Commissie Activiteiten : Is ondergebracht bij het bestuurslid secretaris. De commissie verzorgt de diverse activiteiten. Er wordt een jaarkalender gemaakt met alle extra activiteiten. Activiteiten worden alleen georganiseerd voor Springfield leden, ouders van leden en ev. 1 introducee. AC wordt 3x per jaar uitgenodigd bij de bestuursvergadering.
      • Commissie Sponsoring: Is ondergebracht bij de penningmeester en behandelt alle zaken gerelateerd aan sponsoring.
      • Commissie Vrijwilligers: Is ondergebracht bij de voorzitter. Hij/zij overlegt met betreffende commissielid over alle aangelegenheden. Commissielid wordt 2x per jaar uitgenodigd bij de bestuursvergadering
      • Commissie PR: Is ondergebracht bij de secretaris. Hij/zij heeft voor de bestuursvergadering contact met commissielid over te behandelende zaken. Commissielid zal 3x per jaar worden uitgenodigd bij de bestuursvergadering.
    3. Het bestuur vergadert in principe 1x per maand, met uitzondering van de vakanties.
    4. Bij afsluiting van het bestuurlijk jaar is er een vergoeding van € 50 per bestuurslid voor vergaderkosten.
    5. Vertegenwoordigingsbevoegdheid: Vier-ogen-principe ingrijpende besluiten: Besluiten worden genomen in overleg met medebestuursleden waarbij sprake is van een eerlijke discussie onder de bestuursleden. Waar nodig wordt extern advies ingewonnen om een objectief besluit te nemen. Bankzaken worden door de penningmeester gedeeld met de voorzitter d.m.v. inzicht in de bankapp. Externe controle hierop vindt plaats door de kascommissie.
    6. Vrijwilligerswerk is niet vanzelfsprekend. Opbouwende kritiek op het werk van vrijwilligers mag, maar wél op een nette manier. Bedenk voor je oordeelt altijd wat je zelf eigenlijk doet en of jij het beter had gekund. Waardering voor de vrijwilligers is op zijn plaats.
    7. Het bestuur organiseert voor alle vrijwilligers 2x per jaar een activiteit/beloning. Voor de uitnodiging voor deze activiteiten wordt de actuele vrijwilligerslijst die aanwezig is bij het secretariaat gebruikt.
    8. Een bestuurslid wordt benoemd voor een periode van drie jaar en treedt af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Er treden jaarlijks 2 personen af en zijn herkiesbaar (indien gewenst). Wie in een tussentijdse vacature is benoemd, neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in. Aan te bevelen is dat het DB (voorzitter-secretaris-penningmeester) niet gelijk aftreden. In de eerste bestuursvergadering, na een benoeming van bestuursleden, stelt het bestuur in onderling overleg de taken van de bestuursleden vast. Mogelijkheid is ook om per functie bestuursleden aan te werven. Bij functie voorzitter wordt dit voorgelegd aan de leden en beslist de ledenvergadering. Volgorde/schema aftreden bij 6 bestuursleden: Voorzitter + bestuurslid Jeugdcommissie; Penningmeester + bestuurslid Accomodatiecommissie; Secretaris + bestuurslid Wedstrijdcommissie
    9. KV Springfield hanteert een actief preventiebeleid en integriteitsbeleid. Bij het aanstellen van vrijwilligers, trainers, coaches e.d. wordt altijd een VOG aangevraagd van deze persoon en met de persoon zal nadrukkelijk worden besproken (bij de intake gesprekken) welke gedragsregels er gelden in onze vereniging. Tevens hanteert KV Springfield een privacyverklaring (zoals omschreven op de website onder privacyverklaring).
    10. Het bestuur heeft 2 vertrouwenspersonen aangesteld
  • Artikel 6: Activiteiten
    1. Bij activiteiten worden alle kosten betaald door de penningmeester. Declaraties dienen binnen 1 maand na afloop van de betreffende evenement/activiteit te worden overlegd met bonnetjes, inclusief totaaltelling, korte toelichting en voorzien van IBAN nummer.
    2. Bij een kampioenschap van een team kan het team beschikken over eenmalig € 25 voor een traktatie.
    3. Een team kan 1x per verenigingsjaar (van augustus t/m juni) een teamuitje/activiteit aanvragen. Per teamlid en maximaal 2 begeleiders/trainers is een bedrag beschikbaar van € 10. Dit moet vooraf overlegd worden met de penningmeester. 
  • Artikel 7: Clubkleuren, kleding
    1. De kleuren van de vereniging zijn  blauw / geel
    2. De kleding van alle spelers/speelsters zijn conform de richtlijnen die het bestuur daarvoor vaststelt. Het bestuur streeft ernaar om een gelijkheid te krijgen van alle spelende teams. De kleding (wedstrijdshirts) worden  in principe aangeschaft door de vereniging die hiervoor sponsoren zoekt.
    3. Nieuwe (competitie spelende) leden ontvangen een kortingsbon voor het 1e broekje/rokje. Daarnaast heeft de vereniging heeft een ruilsysteem voor rokjes en broekjes opgezet waar te kleine rokjes/broekjes geruild kunnen worden voor grotere.
    4. Kleding/attributen die geschonken worden door sponsors (zoals bv trainingspakken, tassen e.d.) blijven eigendom van de vereniging en worden derhalve slechts in bruikleen aan de leden gegeven.
    5. Bij beëindiging van het lidmaatschap dienen de kleding/attributen teruggegeven te worden aan de vereniging.
  • Artikel 8: Representatie
    1. Bij langdurige ziekte of ziekenhuisopname zal het bestuur hieraan passende aandacht geven. De aanvoerder van een team is verantwoordelijk voor het doorgeven van een dergelijke situatie. Ook bij geboorte, huwelijken, overlijden, 25/40/50 jarig huwelijk ed. van leden zal het bestuur hier aandacht aan geven.
    2. Het bestuur staat geen “para-commerciële” activiteiten toe. Dit is ook niet toegestaan door de gemeente Halderberge in de afspraken die zijn gemaakt. Wanneer een festiviteit een hoog (meer dan 50%) Springfield-gehalte heeft wordt het aangemerkt als een verenigingsactiviteit. Het bestuur zal per aanvraag bepalen of dit het geval is. Ook zal dan een opzet gemaakt worden van de regels waaraan men zich dient te houden.
      Voor overige activiteiten op ons complex (niet horeca gerelateerd) zijn deze regels niet van toepassing. Denk hierbij bv aan het huren van ons natuurgrasveld voor overige activiteiten.
      Voor groepsactiviteiten (gebruik van clubhuis door groepen) kan men een aanvraag indienen bij het bestuur. Deze groepsactiviteiten worden alleen toegestaan aan leden.
    3. Aanwezige spullen (zoals statafels, stoelen etc) kunnen door leden worden geleend na overleg met het bestuurslid verantwoordelijk voor de accommodatie.
  • Artikel 9: Wijzigingen van het huishoudelijk reglement
    1. Het bestuur ziet erop toe dat het huishoudelijk reglement actueel is. Bij aanpassingen zal het bestuur op de eerstvolgende jaarvergadering mede delen dat het regelement is geactualiseerd.
    2. De laatste versie van het huishoudelijk regelement is te vinden op de website van de vereniging en verkrijgbaar via de secretaris.
  • Artikel 10: Onvoorziene gevallen

    In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur.

  • Artikel 11: Inwerkingtreding

    Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 1 juni 2023. Met de inwerkingtreding vervallen alle eerder getroffen regelingen dan wel gemaakte afspraken, voor zover het onderwerpen betreft, die in dit huishoudelijk reglement geregeld zijn.

    Aldus vastgesteld door het bestuur van KV Springfield op 9 mei 2023 te Hoeven.